Jest bardzo prosty sposób, aby wykonać inwentaryzację prawie tak samo jak to się robi z kolektorem. Chodzi tu głównie o mobilność - bo nie będziemy korzystali z dostępu do bazy danych.
Sprawa jest bardzo prosta - wystarczy jakikolwiek (nawet najstarszy) laptop [to zależy jakie mamy czytniki].
Nowsze laptopy/netbooki mają głównie porty USB - jeśli mamy starsze czytniki (okrągłe wtyczki PS/2) - trzeba zakupić przejściówki. UWAGA: należy wcześniej sprawdzić czy przejściówka zadziała ze starym czytnikiem. Oto zdjęcie przykładowej przejściówki:
Jeśli nie mamy laptopa/ów można zaprosić znajomych, albo pożyczyć (od dzieci, wnuków, znajomych) nawet netbooki świetnie zdają egzamin. Każdy nawet najstarszy komputer bez trudu poradzi sobie z tym zadaniem.
Następnie najlepiej przygotować sobie mobilne stanowisko - krzesła z pierwszego stołu nadają się do tego idealnie:
Ogólnie rzecz biorąc - bez większych nakładów finansowych mamy mobilne stanowisko do odczytu partii magazynowych z półek.
Teraz aby odczytywać dane wystarczy uruchomić program zapisujący pliki tekstowe. Jeśli jest to laptop może to być po prostu notatnik, jeśli to tablet jakikolwiek program - na przykład DroidEdit Free.
Potem już wystarczy po prostu wczytywać kody kreskowe z naszych naklejek. Każdy odczyt kodu w pliku tekstowym doda kod partii, na przykład:
/122334
/142345
/543566
Państwa kody mogą mieć inną/różną długość, ale zawsze będzie to liczba poprzedzona znakiem /
Warto zerknąć po wczytaniu czy to co odczytał skaner zgadza się z tym co jest na naklejce. Czasem pojawiają się przekłamania i wtedy należy taką linie usunąć i wczytać na nowo.
Jeśli mamy więcej niż jedno opakowanie w danej partii należy dodawać ręcznie ilość (cyfra po przecinku za kodem), na przykład:
/122334
/142345
/543566
/425673,5
/745683,2
To oznacza, że na półce było 5 pudełek leku z kodem partii 425673 oraz 2 opakowania z kodem 745683. Brak cyferki po przecinku oznacza 1 opakowanie.
Jeśli mamy opakowania niepełne należy dodać (podobnie jak pracując w ekspedycji) wartość cząstkową, na przykład:
/122334
/142345
/543566
/425673,5
/745683,2
/647394,5p
/456354,75p
Więc powiedzmy, że dwa ostatnie wpisy to opakowania, które są niepełne. Z czasem nasz plik będzie zawierał kilkaset (albo kilka tysięcy) takich linijek z kodami.
UWAGA: możemy jednocześnie pracować na kilka czytników, każdy zapisze swój oddzielny plik tekstowy.
Na sam koniec należy te wszystkie pliki tekstowe połączyc w jeden, metodą kopiuj wklej lub dokonać kilku odczytów kolektora dla stanu faktycznego. Warto przed wczytaniem przez kolektor "rzucić" szybko okiem na plik tekstowy czy nie ma pustych linii.
Warto czytając kody przesuwać się systematycznie po półkach - widzimy tylko kody więc przy chaotycznym odczycie trudniej ustalić gdzie skończyliśmy. Jeśli się zgubiliśmy można w ekspedycji podać ręcznie ostatnie 2-3 kody aby odszukać ostatnio odczytane pozycje - ale przy uważnej pracy zdarza się to rzadko.
Kiedy mamy taki plik(pliki) należy wykonać inwentaryzację zgodnie z wytycznymi w pomocy programu EuroApteka firmy EuroSoft.
Pierwsze to stworzenie nowej inwentaryzacji (Magazyn -> intentaryzacja)
Potem trzeba stworzyć dokument inwentaryzacji z komputera (wybrać Magazyn -> Dokumenty inwentaryzacyjne; uruchomić operację Nowy wg partii magazynowych, Ctrl+G (Plik -> Nowy wg partii magazynowych) i zaakceptować) Wszystko jest opisane w pomocy.
Jak mamy stany księgowe to teraz czas na wczytanie naszych stanów faktycznych. W tym celu należy Kliknąć w ikonę Odczyt z Kolektora - i wybrać (zakliknąć) opcję odczyt z pliku.
Następnie wybieramy plik tekstwy z zapisanymi, zeskanowanymi kodami. Program wczyta kody, porówna je z partiami magazynowymi.
W ten oto prosty sposób, bez drogiego kolektora czy oprogramowania - można wykonać dość sprawnie odczyt stanu faktycznego magazynu aptecznego.
Na przyszły rok 2014 może uda się stworzyć program, który będzie samodzielnie wychwytywał błędy oraz pytał o ilość opakowań. Zarówno na platformę Android lub na laptopy.
